Administrer une fiche client

Maintenant que la création d’un client et la gestion de votre fichier n’a plus de secret pour vous, voyons tout ce que peut vous apporter une fiche client ! Elle regorge d’informations et nous allons donc commencer par voir 2 de ses 9 onglets qui la composent. Patience, les autres seront traités un peu plus loin dans le parcours de formation ! 

Regardez la vidéo et/ou suivez le tutoriel écrit : 

Tutoriel écrit : 

Ouvrez une fiche client, pour ça : accéder au fichier clients depuis le menu Principal  et double cliquer sur une fiche client créée. 

Cette fiche est composée de multiples informations que nous allons détailler au fur et à mesure de cette formation. 

Dans la partie haute de l’écran, vous retrouverez les principales informations sur votre client : 

Dans la partie gauche de cet affichage vous retrouverez : 

  • Un bouton en forme de silhouette, via lequel il est possible de changer le sexe assigné à cette fiche client
  • Un bouton, qui vous permettra de venir indiquer comment le client vous a connu
  • En dessus du bouton précédent, le smiley correspondant au statut du client : nouveau, régulier ou blacklisté. Si cet espace est vide, c’est que votre client n’a pas de statut particulier.

Dans la partie haute de l’affichage vous retrouverez :  

  • sur la gauche l’affichage de la fidélité client. Nous reviendrons sur cet affichage dans la suite de la formation lorsque nous discuterons de l’activation de la fidélité dans le logiciel. 

  • au centre droit, vous retrouverez un petit tableau avec 3 cases : le pictogramme en forme de calendrier, indique le nombre de rendez-vous que le client a eu; celui en forme de sac indique le nombre de fois où le client a acheté des produits et enfin, celui en forme de panier, indique le panier moyen du client.

  • Tout à droite, en fonction de la situation plusieurs informations peuvent apparaître :

    • Une case “Vous doit : X €” si le client a une dette chez vous (quand un de ses tickets n’est pas payé)
    • Une case “Bon d’achat : X €” si le client bénéficie d’un bon d’achat (suite à l’annulation d’un ticket)
    • Le montant de ses avances sur prestations (s’il a payé une avance pour une rendez-vous futur)
    • Le montant de ses chèques cadeaux (s’il possède des chèques cadeaux)
    • Indique si le client possède un abonnement 

Dans la partie basse de l’affichage vous retrouverez toutes les informations utiles sur votre client :  

  • Civilité
  • Nom 
  • Prénom
  • Date d’anniversaire
  • Date du dernier rendez-vous
  • Les numéros de téléphone. Si le client possède deux numéros de portable, alors les SMS seront envoyés uniquement sur le tel 1. 
  • A côté de la case à cocher “client régulier”, point d’exclamation peut apparaître  si votre client n’a pas honoré certains de ces rendez-vous.
  • A côté des numéros de téléphone et de l’adresse mail,  un panneau stop peut apparaître si votre client a demandé à ne pas recevoir de SMS ou mails promotionnels. Vous pouvez indiquer que votre client ne souhaite pas être contacté dans l’onglet “autres” de la fiche client.
  • Une case commentaire est aussi à votre disposition. Les commentaires ne sont visibles que pour vous mais attention il est important d’y indiquer uniquement des faits, et non des jugements sur vos clients. Ils apparaîtront lors de la prise de rendez-vous ou lors de la facturation d’un client.
  • La préférence du client pour un collaborateur pour la réalisation des prestations.

Nous allons maintenant nous attarder sur les onglets “rendez-vous” et “ventes”. Les autres onglets vous seront expliqués dans le reste de la formation 😉

Onglet RENDEZ VOUS

Dans l’onglet “rendez-vous” de la fiche client, vous avez un tableau avec la liste des rendez-vous passés et à venir du client avec les informations suivantes (par défaut, le tableau est trié par ordre décroissant) : 

  • La date du rendez-vous
  • L’heure du rendez-vous
  • Un commentaire concernant le rendez-vous
  • Le total TTC du rendez-vous (pour les rendez-vous déjà facturés)
  • Si le rendez-vous n’a pas été honoré, alors la case ‘Non Honoré’ sera cochée
  • Si le rendez-vous a été annulé, alors la case ‘Annulé’ sera cochée

Dans ce tableau, les lignes de rendez-vous peuvent avoir différents coloris : 

  • Les rendez-vous blanc sont facturés
  • Les rendez-vous grisés sont non facturés
  • Les rendez-vous en gris foncé sont annulés (le ticket de caisse du rendez-vous a été annulé).
  • En cliquant sur un rendez-vous non facturé, deux boutons de plus apparaissent : 
    • Vous pourrez facturer le rendez-vous en cliquant sur 
    • En cliquant sur le bouton  , vous pourrez indiquer le rendez-vous comme non honoré

À droite du tableau vous retrouvez plusieurs boutons : 

 
  • Ajouter un nouveau rendez-vous avec le bouton :   
  • Modifier un rendez-vous avec le bouton : 
  • Ajouter un commentaire avec le bouton : 
  • Supprimer le rendez-vous sélectionné avec le bouton :   

    Attention ce bouton est uniquement visible si le rendez-vous n’est pas encore facturé. 

Pour finir, dans la partie basse de l’écran, vous avez le détail des prestations du rendez-vous sélectionné.

Onglet VENTES : 

 Dans le premier tableau s’affiche : 

  • La date de la vente
  • Le commentaire assigné à la vente
  • L’opérateur ayant réalisé la vente
  • Le total TTC
  • Une case qui vous indique si la vente a été annulé

A droite de ce tableau, vous trouverez plusieurs boutons : 

  •  le bouton , qui permet de créer un nouveau ticket de vente de produits. 
  • le bouton , qui permet de modifier le commentaire de la vente sélectionnée.

Dans le tableau en dessous, vous retrouvez le détail des produits de la vente sélectionnée, avec : 

  • la quantité
  • la référence produit
  • la description du produit
  • le vendeur
  • la TVA
  • le prix unitaire
  • la remise TTC
  • le total TTC
  • Une case « retour » qui est cochée en cas de vente annulée. 

Et voilà, nous avons fait le tour ! Vous savez, maintenant, tout ce qu’il y a à savoir sur la gestion du fichier client, mais savez vous pourquoi est-ce si important d’avoir toutes ces informations? 

Le fait de connaître quelques informations personnelles,  les habitudes et les attentes de vos clients vous sera très utile pour la fidélisation. Ainsi vous pourrez lui offrir l’expérience qu’il attend mais aussi lui porter de l’attention.  

Par exemple, connaître sa date d’anniversaire, vous permettra de lui envoyer un petit message ce jour-là pour lui montrer que vous pensez à lui.

FIN ! 🍾 Nous sommes certains que vous allez pouvoir mettre pleins de choses en place maintenant que vous savez tout ça ! On se donne rendez-vous pour la suite.

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Information sur ce tutoriel : 

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C’est la récré ! Pas d’exercice pratique pour cette sous-étape 🍾

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Waouh, félicitation, votre premier niveau (et le plus dur ahah) est terminé ! Au début du niveau suivant, nous allons voir comment paramétrer l’envoi de SMS et pour ça, on vous offre une réduction de 10% sur l’achat de votre premier pack SMS avec le code GESTIONNAIREENHERBE 😉

Rendez-vous dans la boutique en ligne

Let’s go -> Imprimer votre premier ticket récap ! Le premier d’une longue série à nos côtés, on espère 😉

Faites une entrée d’espèces mettez le montant que vous désirez et indiquez comme motif “Test prise en main Easybel”.

Pour ne pas fausser votre caisse, de suite faite une sortie d’espèce avec la même somme et le même motif 😉


Si et seulement si vous êtes en fin de journée, tentez de comptez votre caisse 😉 Nous vous rappelons qu’une fois cela fait, vous ne pouvez plus faire de ticket pour la journée ! 

Dans les exercices précédents, nous avons facturé un rendez-vous ! Il est temps de l’annuler pour que votre chiffre d’affaire soit bon 😉

En fonction de si vous avez compté votre caisse ou pas, choisissez le bon tutoriel !

Le rendez-vous est passé et vous avez lancé la facturation, ici venez complétement encaisser ce rendez-vous ! Par la suite, nous viendrons annuler ce ticket 😉

Pss : Pensez à suivre la formation jusqu’à l’annulation du ticket pour ne pas fausser votre chiffre d’affaire ! 

Dans l’exercice précédent, vous avez pris un rendez-vous.

Considérons que ce rendez-vous est passé, depuis le planning, facturez ce rendez-vous grâce aux conseils qu’on vous a donné dans ce tutoriel. 

Rendez-vous dans le planning pour vous caler un rendez-vous 😉

Vous avez normalement créé une catégorie de prestation, une prestation et une fiche client, bref tout ce qu’il faut pour prendre un rendez vous ! 

Pour cet exercice, nous vous invitons à créer une fiche client, qui vous permettra de faire les exercices futurs. Le plus simple étant de créer une fiche avec vos propres informations 😉

Il est temps de mettre le logiciel à vos couleurs ! 

Pss : Si vous avez activé ou souhaitez activer un site de réservation avec nous, rappelez vous que ces choix agissent aussi sur le site internet  😉

Nous vous proposons de créer une cabine ! 

Pss : Même si vous ne gérez pas les cabines, laissez une cabine unique par défaut 😉

Après avoir créé la catégorie, nous allons enregistrer un nouveau produit : réel ou fictif en fonction de vos souhaits. 

Pss : Si vous testez actuellement notre logiciel, sachez que toutes vos données pourront être récupérées dans la version définitive ou effacées si vous le souhaitez pour repartir sur des bases vierges.

En avant pour la création d’une catégorie de produits. Comme pour les étapes précédentes, créez une catégorie réelle ou un catégorie « test » 😉

Ps : N’oubliez pas, le nom est ce qui apparaîtra sur votre boutique en ligne, sur votre liste de produit, etc. et le code est ce qui apparaîtra dans la caisse. 

 

Ne serait-il pas temps de créer votre première prestation. Vous pouvez créer une vraie prestation ou écrire des données « test » que vous viendrez modifier la suite 😉

Nous vous proposons de créer une nouvelle catégorie de prestations. Tant qu’à faire, créez une catégorie réelle, dont vous aurez besoin par la suite dans votre utilisation du logiciel 😉

Let’s Go 🚀 Entrez l’intégralité des membres de votre équipe, y compris vous-même ! 

Allez dans la fiche boutique et entrez toutes les informations concernant votre salon, si ce n’est pas encore fait. 

N’oubliez pas de compléter la partie mail qui vous permettra d’envoyer des emails gratuitement via le logiciel. 

Pour ce faire, petit exercice. Allez sur un moteur de recherche Internet (Google, Yahoo); écrivez “ Paramétrage SMTP + le nom de votre serveur de messagerie ” 

Exemple : Tapez “Paramétrage SMTP Orange” 

En quelques secondes sur Google, vous trouverez que le serveur smtp orange est smtp.orange.fr et que 465 est le port. 

À votre tour ! 

Ici, vous allez apprendre toutes les bases pour une bonne prise en main du logiciel. Ce premier niveau va être le plus dense car c’est là que vous devrez apprendre toutes les bases mais vous verrez qu’au fil de la formation, tout vous semblera plus simple.

oK C'est compris

Vous allez bientôt entrer dans le monde merveilleux de la EB School. Mais avant ça, nous vous proposons une petite explication rapide de notre mode de fonctionnement pour que tout soit parfaitement clair pour vous !

Notre parcours de formation a été pensé pour vous accompagner au fil de vos besoins. Vous allez donc, dans un premier temps, découvrir les bases du logiciel puis petit à petit apprendre toutes les subtilités de son utilisation.

Dans cette formation, vous retrouverez 3 niveaux qui correspondent à des degrés d’apprentissage différents, le niveau 1 étant le plus accessible. Chaque niveau est découpé en plusieurs étapes qui divisent votre apprentissage en grandes thématiques, comme la facturation ou la fidélisation par exemple. Dans chaque étape, vous retrouverez des sous-étapes qui correspondent chacune à une action concrète dans le logiciel comme l’enregistrement d’un ticket.

Chaque étape est composée d’un tuto écrit, d’un tuto vidéo, mais aussi parfois de tips et de petits cadeaux 🎁

Si possible, nous vous invitons à ouvrir votre logiciel sur votre ordinateur et à suivre la formation sur un second écran (double écran, second ordinateur, tablette, etc.)

Petite information : Les captures d’écran et boutons dans la formation sont de la couleur par défaut du logiciel, elles peuvent différer de votre écran en fonction de vos paramètrages. Dans tous les cas, la présentation des pages et la forme des boutons seront les mêmes.

C'est parti, je me lance !