- Caisse : J'ai fais une erreur de caisse, comment faire ?
Pas de panique, une erreur de caisse se corrige sans soucis !
Il faut savoir que d'un point de vu légal, il n'est pas possible d'annuler une caisse qui a été validée mais deux étapes nous permettent de corriger cela :- Mettez à jour le montant réel de votre caisse en faisant une entrée ou une sortie manuelle de caisse
- Faites une note à votre comptable pour indiquer qu'il y a eu une erreur
- Reprenez votre journée sur une bonne base !
- Caisse : Oups j'ai validé ma caisse du jour
Oh non ... 😲
Malheureusement, nous ne pouvons pas, légalement annulé le comptage d'une caisse. Il faudra donc noter ailleurs vos tickets de la journée et venir les entrer dans le logiciel dès le lendemain. - Caisse : Quels sont les documents que je dois envoyer à mon comptable en fin de mois ?
De nombreux exports sont possibles depuis le logiciel et chaque comptable à sa manière de travailler.
En général, vous pouvez leur transmettre chaque mois ces 2 documents :
le tableau de bord du mois concerné. Ceci est une synthèse de votre activité (CA prestations, CA produits, CA total… Encaissement CB, Chèques…)
Vous pouvez cliquez sur l'icône d’impression du tableau de bord et l’exporter en pdf pour l’envoyer au comptable
Le récapitulatif d’un mois : cette édition liste tous les jours travaillés du mois avec le détail sur chaque jours des mouvements de la caisse, des encaissements, du CA…
Vous pouvez exporter cette liste sur excel et l’envoyer au comptableVous pouvez également générer un fichier Excel des écritures comptables, le détails des frais de la boutique en ligne (si vous avez l’offre PRO+), le détail des frais des prélèvements SEPA (si vous avez l’offre GoCardLess), le détail des règlement d’un mois…
- Encaissement : Comment faire quand un client me donne de l'argent à l'avance pour régler une future prestation ?
Il n’est pas possible d’enregistrer un règlement sans faire de ticket et donc sans générer du CA.
Il y a 2 cas :
Soit la personne vous paie en avance un rendez-vous futur. Dans ce cas, depuis le le rendez-vous dans le planning, il suffit d’enregistrer une avance sur prestation. Cette avance sera déduite du ticket quand la personne viendra.
Si aucun rendez-vous n’est fixé, l’idéal est donc de saisir la vente d’un chèque cadeau sur le client. Lorsqu’il viendra effectuer sa prestation, vous pourrez utiliser son chèque cadeau. - Encaissement : Comment faire si je reçois un pourboire ?
Si c’est de l’espèce, il n’y a rien à faire dans le logiciel. Si un client arrondit un montant CB, il est impossible dans le logiciel d’enregistrer un montant d’encaissement supérieur au montant du ticket. Nous vous conseillons donc de faire une ligne supplémentaire sur le ticket (par exemple en prestation libre avec le libellé pourboire). Aussi, à chaque mois, vous pouvez envoyer à votre comptable la liste des prestations libres “pourboires”.
Nous prévoyons de faire une amélioration qui vous permettra de saisir un montant CB supérieure au montant du ticket et la différence sera gérée automatiquement en pourboire - Encaissement : J'ai fait une erreur sur mon ticket et je m'en suis rendu compte au moment d'encaisser le client, que faire ?
Rien de grave, cela arrive à tout le monde (mauvaise prestation, oubli de remise, mauvais nom client…). Il faut juste annuler le ticket depuis le suivi des tickets, et le re-saisir sans erreur. Si vous avez saisi le règlement du client, il faudra le supprimer depuis le suivi des règlements avant d’annuler le ticket.
- Communication : Puis-je rédiger ma newsletter directement avec le logiciel ?
Avec la recherche multicritère d’Easybel, vous pouvez filtrer votre fichier clients sur de nombreux critères. Une fois votre recherche terminée, vous pouvez faire une campagne mailing aux clients issus de la recherche.
Un module de mise en forme vous permettra de saisir et de mettre en forme votre e-mail avec la possibilité d’ajouter des images et des liens.
Une fois votre mail rédigé, vous pouvez l’envoyer immédiatement ou planifier l’envoi à une date et heure ultérieure.
Avec notre offre mailing Pro, nous vous proposons des templates préformatés pour faire du mailing. Vous avez également la possibilité d’importer vos propres templates html dans le logiciel. - Version en ligne : J'aimerais installer l'icône Easybel / Easybel Toilettage sur mon téléphone portable
Rien de compliqué, il suffit d’aller sur notre site (vous y êtes déjà), puis dans “nos solutions”, vous choisissez votre logiciel, puis “Accès à la version en ligne”.
Une fois la page de connexion à la version en ligne ouverte, il faut aller dans les options de la page internet pour :
- “ajouter à l’écran d’accueil” pour les smartphones
- “enregistrer la page sur votre bureau” pour les ordinateurs.
Cette action dépend de votre support et votre navigateur. Le plus simple est de faire une recherche internet du type “Iphone 14 raccourci web sur votre écran d’accueil” pour avoir la marche à suivre exacte. - Utilisation du logiciel : C'est quoi la taille des images que je peux mettre dans le logiciel ?
Lors de l’insertion d’une image dans le logiciel, vous trouverez généralement l’icône , qui vous indiquera la taille de l’image à insérer. Mais rassurez-vous, si vous ne respectez pas le ratio de la taille, l’image sera redimensionnée automatiquement. Il faudra juste contrôler le rendu sur votre logiciel ou votre site en ligne.
- Utilisation du logiciel : Comment connecter ou re-connecter mon imprimante ?
La 1ère chose à faire est d’installer le pilote (ou driver) de l’imprimante sur votre ordinateur. Généralement, une recherche internet vous suffira à le retrouver pour le télécharger depuis le site du fournisseur et l’installer. Exemple “pilote imprimante Epson TM-T20iii”. Pour l’installation, pensez à brancher et allumer votre imprimante. NB : Parfois, une mise à jour windows peut faire disparaître l’imprimante de votre ordinateur. Il suffit de désinstaller le programme du pilote et de le réinstaller.
La 2ème étape consiste à choisir dans votre fiche boutique du logiciel les imprimantes ticket / A4. Il faudra choisir l’imprimante parmi la liste déroulante des imprimantes installées sur votre ordinateur. - Utilisation du logiciel : Comment annuler une cure ?
De nombreux cas sont possibles, voici les plus fréquents.
1 - La personne se rétracte et n’a pas commencé sa cure.
Il suffit d’annuler le ticket de vente de la cure. Si la personne avait déjà payé une partie de la cure, il faut soit la rembourser, soit mettre en bon d’achat (ou un mix des 2). Attention, si vous avez enregistré des règlements sur des dates futures (chèques, prélèvements), il faudra supprimer les règlements futurs avant d’annuler le tickets.
2 - La personne a commencé sa cure mais l’annule pour des raisons médicales ou de déménagement. Il faut également annuler le ticket de vente de la cure. Il faut ensuite mettre en Bon d’achat le montant que vous conservez et qui correspond aux séances réellement effectuées. Pour le surplus payé, il faut soit rembourser le client soit mettre aussi en Bon d’achat.
Ensuite, il faut ressaisir un ticket (le plus simple avec une prestation libre) du montant correspondant aux séances effectuées et solder le ticket avec le bon d’achat.
- Facturation : Je ne trouve plus mon lien de facture, comment faire ?
Hey, si vous utilisez Easybel, bonne nouvelle depuis la dernière mise à jour le lien vers vos factures se trouve dans votre fiche boutique.
Si vous utilisez Easybel Toilettage, nous vous avons normalement envoyé le lien d'un drive lors de l'envoi de votre première facture, si vous ne le retrouvez pas contactez-nous 😉
- Connexion au logiciel : J'ai une page qui me dit qu'il ne me reste plus que 15 jours pour utiliser mon logiciel
Pas d’inquiétude (à moins de nous prévenir quand il reste 0 jours et que le logiciel est bloqué), cela signifie que la validité de votre abonnement n’a pas été trouvé. Vous pouvez néanmoins ouvrir le logiciel. Il existe plusieurs raison à cela:
Internet n’était pas encore établi au lancement du logiciel
Vous avez modifié votre email sur la fiche boutique (dans ce cas nous prévenir)
Nous n’avons pas encore généré les abonnements clients pour le mois, oups! - Connexion au logiciel, on me demande un serveur, une base de donnée, etc. Qu'est ce que c'est ?
Si jamais, la fenêtre demandant vos informations de connexion apparaît (par exemple suite à une coupure internet), il faut renseigner :
Le serveur en cliquant simplement sur le bouton “serveur crefia”.
La base de données (votre nom d’enseigne + le code département)
Votre nom d'utilisateur
Votre mot de passe
En cas d’oubli de ces informations, nous vous demandons de nous les redemander par mail et non par téléphone. - Maintenance et assistance : Je n'ai pas pris de maintenance et j'ai un souci, comment faire ?
Malheureusement, sans maintenance nous ne répondrons pas à votre question. Vous pouvez soit reprendre une offre chez nous, soit payer notre intervention au temps passé (par exemple pour résoudre un problème sur vos données).
- Maintenance et assistance : Je ne sais pas si je dois vous contacter par mail ou par téléphone ?
C’est toujours un plaisir d’échanger avec nos clients. Mais par mesure d'efficacité de notre support, nous vous conseillons de nous contacter par téléphone pour des questions urgentes et des problèmes logiciel. Pour des questions moins urgentes merci de privilégier le contact par mail ou par le logiciel via le bouton “poser une question”. Nous répondrons à votre mail dans les 48h ouvrés (généralement bien plus rapidement 😀 )
- Gestion : Je revends mon institut, comment faire ?
Réponse en cours de rédaction 😉
- Boutique en ligne : Les virements que je reçois viennent d'une banque étrangère, pourquoi ?
Pour les paiements en ligne, notre partenaire est Lemonway, dont l’activité est principalement basée en Europe. Pour des soucis de rapidité de transfert sur votre compte en banque, l’argent ne transfère pas toujours par le même établissement en Europe.
- Réservation en ligne : Dois-je confirmer les réservations effectuées en ligne ?
Sans demande d’acompte, les rendez-vous pris en ligne sont directement mis dans votre agenda du logiciel. Il n’y a aucune action à faire de votre part. Cependant, vous serez averti par e-mail et aussi dans le logiciel lorsqu’il y a des nouvelles prises de rendez-vous en ligne.
Avec une demande d’acompte, le créneau est bloqué dans votre agenda et en attente du paiement de l’acompte. Si le paiement est effectué, de même vous êtes averti du rendez-vous. Si le paiement n’a pas été effectué au bout de 30 min, le créneau se libère et un mail est envoyé au client pour le prévenir qu’il n’a pas payé et que la prise de rendez-vous est annulée. - Réservation en ligne : un créneau est disponible dans mon agenda mais il n'est pas visible en ligne ?
Réponse en cours de rédaction 😉
- SMS : Quand vais-je être crédité des SMS que je viens d'acheter sur votre boutique en ligne ?
L’ajout des crédits SMS nécessite une vérification manuelle de notre part. Nous nous efforçons de le faire le plus rapidement possible. Si vous faites l’achat pendant les horaires d’ouverture de notre standard, nous vous les créditons généralement dans l'heure qui suit. Malheureusement, une commande faite le samedi ne sera traitée que le lundi.
C’est pourquoi, il faut bien paramétrer un seuil d’alerte et lorsque vous êtes sous ce seuil, le logiciel vous avertit. Ainsi vous savez qu’il faut en recommander sans devoir attendre la pénurie de SMS.