Avec l’essor des nouvelles technologies et notamment l’apparition d’internet, Notre manière de transmettre des informations et nos canaux de communication ont évolués.
En effet, plus rapide qu’un courrier classique, l’E-mail est devenu un des moyens les plus apprécié et les plus utilisé pour la communication professionnelle.
Néanmoins la rédaction d’un mail n’est pas à prendre à la légère et doit respecter certains codes / usages pour être efficace et bien compris du destinataire : Voici les bonnes pratiques pour une campagne d’E-mailing réussie.
–L’objet de votre e-mail a une importance capitale car il va être vu en premier ; Il ne doit pas être trop long, il ne doit pas être vide non plus, pour apparaître entier dans la boîte de réception de votre destinataire. Il doit être efficace et précis pour que le destinataire connaisse le sujet du mail au premier abord et qu’il ait envie de cliquer pour en savoir plus.
Evitez les majuscules et les points d’exclamations qui peuvent être considérés comme agressifs ou comme du Spam…
N’abusez pas de la mention « urgent » ou des indicateurs « importance haute » pour ne pas perdre en crédibilité.
-Le contenu de votre E-mail doit être court pour retenir toute l’attention du lecteur (une étude aurait estimé que le temps maximal d’attention d’un internaute était de 8 secondes)
Il doit être personnalisé au maximum pour améliorer la relation client et le retour sur investissement, et bien sur fidéliser le destinataire qui se sentira reconnu et privilégié.
(Pour cela, vous pouvez vous servir des outils de publipostage qui insèrent des variables au contenu du mail en fonction de la civilité, de la date de naissance, du nom ou du prénom par exemple.)
Le discours doit être adapté, il doit resté professionnel mais ne doit pas être aussi formel que dans une lettre : laissez de coté des formules de politesses telles que « je vous prie d’agréer, madame, monsieur… » Mais préférez une formulation plus simple comme votre nom et prénom ou le nom de votre société, ou encore une formulation originale qui alliera le nom de votre entreprise et une formule de politesse…
Comme pour l’objet évitez les majuscules et les points d’exclamations qui peuvent paraître agressif aux yeux du destinataire.
L’équilibre entre le texte et les médias (images / audio / vidéo) doit être respecté : en effet 90% des informations traités par le cerveau sont visuelles. D’où l’importance de privilégier des formats Images ou Vidéos qui auront plus d’impact sur le destinataire.
Faites attention à la taille des médias pour que votre e-mail ne soit pas trop volumineux sinon celui-ci pourrait mettre plus de temps à s’afficher : pour les images une taille maximale entre 300 et 500 KO est conseillée. Si vous vous demandez comment réduire la taille d’une image, n’hésitez pas à visionner notre vidéo tutoriel :
Cependant, attention aux contenus seulement visuels car malheureusement les médias inclus dans votre mail ne s’afficheront pas toujours automatiquement : il faudra souvent que le destinataire accepte manuellement d’afficher le « contenu distant », Si aucun texte n’apparaît dans votre mail il peut alors pensé que celui-ci est vide…
Vous pouvez inclure un texte de remplacement à la place de votre image si celle-ci n’est pas affichée automatiquement dans l’E-mail : Dans l’éditeur de mail, après avoir insérer l’image, vous pouvez faire un clic droit sur l’image.
Ensuite vous cliquez sur « modifier l’image » et saisir un texte de remplacement.
N’oubliez pas de vous relire pour éviter les fautes d’inattention, et également de faire mention des pièces jointes si cela est nécessaire pour ne pas que le destinataire n’omette de les consulter.
Vous pouvez également faire un « test » pour voir le rendu de votre Email et vérifier si celui-ci est responsif sur tous les supports.
N’hésitez pas à tester le logiciel Easybel, qui vous permettra de faire de la communication par mail et SMS auprès de vos clients.
