AVEC EASYBEL INSTITUT ET COIFFURE

Vous avez du mal à vous organiser : tâches internes (ménage, entretien des appareils), relance clients (suite à un bilan ou devis).

Avec le module de To Do List, gérez toutes vos tâches. C’est le logiciel qui vous rappelle ce que vous devez faire !

Tout d’abord, la To Do List est littéralement traduite comme “la liste des choses à faire”. C’est un moyen de s’organiser en inscrivant sur un papier, un ordinateur ou une application, toutes les tâches à effectuer les unes à la suite des autres.

Ensuite, la To Do List est une technique efficace pour lutter contre la procrastination et augmente la motivation et la productivité.

En revanche, cet outil ne doit pas être confondu avec une liste de résolution. En fait, il ne s’agit pas d’écrire ce que vous souhaitez accomplir dans le futur, mais d’inscrire ce que vous vous engagez à faire dans l’heure, la journée ou la semaine.

Parce que d’une part, vous libérez votre esprit. En effet, en listant vos tâches à l’écrit, vous créez de l’espace disponible dans votre cerveau ce qui vous laisse de la place pour penser à votre journée et aux imprévus.

Et d’autre part, vous gardez en tête les deadlines et vous faites en sorte de ne pas vous laisser déborder et dépasser par le temps.

Par la même occasion, cela vous permet d’avoir une vue globale. En visualisant clairement ce que vous avez à faire et pouvez mieux estimer le temps que cela va prendre et l’ampleur du projet.

Pour finir, vous gagnerez en productivité. Effectivement, nous sommes plus efficaces lorsqu’on avance avec des objectifs clairement définis.

Être précis

Premièrement, une To Do List efficace est décomposée en plusieurs petites tâches précises. Par exemple, au lieu d’écrire « Envoyer campagne de mailing pour pâques », découpez les tâches en plusieurs points :

Ainsi, vos objectifs sont bien définis. De même, lorsque vous avez un gros projet à réaliser, découpez-le en mini-tâches. Cela évite le sentiment de découragement.

En effet, le fait de voir ces tâches accomplies et être rayées au fur et à mesure de leur avancement, renforce notre sentiment d’efficacité.

Sur le logiciel Easybel, nos clients ont accès à un module de To Do List, qui leur permet d’organiser leur journée en paramétrant des tâches quotidiennes.

Vous devez d’abord paramétrer votre To Do List :

• Les types de tâches (ex : Interne ou téléphone)
• Catégories de tâches (ex : Entretien machine ou relance client devis)
• Objectifs de tâches (ex : Révision appareil cryo ou vendre un abonnement)

Depuis le logiciel Easybel Institut et Coiffure, vous pourrez créer des catégories de tâches pouvant être relié à un client (exemple : Présentation nouveau produit), et relié à un devis (exemple : Première relance suite à un bilan). Une tâche interne ne sera relié ni à un client, ni à un devis comme l’exemple ci-dessous.

Deuxièmement, si vous faites apparaître sur la même liste les actions à entreprendre dans la journée et celles à faire dans le mois, vous risquez de vous y perdre.

Par exemple, « Relancer les personnes ayant demandé un devis », est une tâche sur le court terme. Cependant, « Apprendre les nouvelles techniques du microblading » peut prendre plusieurs jours.

C’est pour cela, qu’il faut séparer les deux en créant plusieurs listes : dans des catégories et avec des objectifs différents.

Créer un ordre de priorité

Troisièmement, vous devez créer un ordre de priorité. Bien que, vous sachiez d’emblée que vous aurez 5 tâches à accomplir, listez-les par ordre d’importance.

Commencez par ce qu’il y a de plus compliqué. Le matin vous avez encore l’esprit frais et disponible, alors alternez les tâches longues et courtes, celles qui sont pénibles et celles plus agréables.

De la même façon, si vous avez besoin d’une concentration intense pour votre première action de la journée, enchaînez avec quelque chose de plus automatique. L’idée est de rester motivé et efficace sur toute la journée.

De plus, notre logiciel permet de créer une tâche en définissant un degré d’urgence (basse, moyenne, haute).

Vous pouvez définir la date et l’heure de la tâche, le type, la catégorie et l’objectif. Vous pouvez même définir le personnel qui devra réaliser cette tâche.

Être réaliste

Quatrièmement, le secret d’une To Do List réussie est d’être réaliste. Il est inutile de vous surcharger. Au contraire, cela risque de créer du stress et du découragement.

À contrario, organisez-vous en fonction de vos capacités. En réalité, une To Do List est quelque chose de très personnel. Ne copiez pas celle de votre collègue pour arriver au même résultat, cela ne fonctionnera pas.

Prévoir les imprévus

Pour finir, un plan est fait pour être détourné.

D’une certaine manière, qu’importe la minutie avec laquelle vous créez votre To Do List, il y aura des surprises.

Par exemple, vous devez aller chercher votre fils malade ? Le wifi ne fonctionne plus ? Il y a une autre urgence à gérer au travail ? … Tout peut toujours arriver.

En résumé, la To Do List doit être flexible. D’ailleurs, pour vous laisser du temps, réservez environ 30 % de votre temps aux imprévus. Cela vous évitera de planifier à nouveau votre journée à chaque contretemps.

Après avoir tout rentré, cliquez sur le bouton « Enregistrer la tâche ». Celle-ci est alors visible dans la liste des tâches, accessible depuis l’onglet Autres du menu.

Vous pouvez consulter toutes les tâches depuis l’onglet « Autres » du menu en cliquant sur le bouton « Liste des tâches de la To Do List ».

Pour finir, pour faciliter son affichage et pour rapidement pouvoir valider une tâche effectuée, vous retrouvez sur le menu en haut à droite un Warning de votre To Do List qui indique le nombre de tâches qu’il reste à effectuer.

Lorsque vous cliquez sur l’icône, celui-ci liste les tâches à faire par ordre de priorité et par ordre chronologique. Il suffit de cliquer sur la loupe pour accéder au détail de la tâche, qui pourra être validée dès qu’elle aura été faite.

Vous savez désormais à quoi sert et comment faire une To Do List !

Alors à vous de jouer 😉

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